Resumen operativo: El Expediente de Debida Diligencia (KYC/KYP) es el conjunto estructurado de documentos que los sujetos obligados deben compilar antes de formalizar operaciones comerciales o financieras. Debe contener verificación de identidad, situación tributaria (SRI), historial judicial en SATJE, antecedentes penales, estatus PEP, origen de fondos y la matriz de riesgo EBR, custodiándose por 10 años.
Para cualquier empresa categorizada como sujeto obligado en Ecuador —inmobiliarias, automotrices, notarías, empresas fiduciarias, casas de empeño, joyerías o firmas legales— el Expediente de Debida Diligencia representa el escudo jurídico más importante frente a inspecciones de la UAFE y de los órganos de control societario.
No basta con reportar transacciones en el SISLAFT (mediante el reporte mensual RESU o reportes ROS); en una inspección in situ, los auditores de la UAFE solicitan una muestra aleatoria de clientes y transacciones para verificar si el sujeto obligado armó y conservó el expediente correspondiente. En esta guía detallamos los requisitos documentales exactos, la estructura de la matriz EBR y cómo automatizar este trámite sin incurrir en costos operativos exorbitantes.
Contenido de la guía:
- 1. ¿Qué es el Expediente de Debida Diligencia y por qué es obligatorio?
- 2. Requisitos documentales obligatorios para Personas Naturales
- 3. Requisitos documentales para Empresas y Beneficiarios Finales
- 4. La Matriz de Enfoque Basado en Riesgo (EBR): Clasificación Bajo, Medio y Alto
- 5. Checklist de Auditoría UAFE: Qué revisan los inspectores
- 6. Sanciones económicas y legales por expedientes inexistentes o incompletos
- 7. Cómo digitalizar y automatizar el expediente KYC en PDF
- 8. Preguntas Frecuentes (FAQ)
1. ¿Qué es el Expediente de Debida Diligencia y por qué es obligatorio?
El Expediente de Debida Diligencia es el legajo documental y digital que sustenta que una empresa aplicó de manera efectiva y oportuna el principio internacional de «Conozca a su Cliente» (Know Your Customer - KYC) y «Conozca a su Contraparte».
En la República del Ecuador, este instrumento es de cumplimiento mandatorio según:
- El Artículo 4 y 13 de la Ley Orgánica de Prevención, Detección y Erradicación del Delito de Lavado de Activos.
- Las Resoluciones e Instructivos Generales emitidos por la Dirección General de la UAFE.
- Las Resoluciones de la Superintendencia de Compañías (SCVS) para el sector inmobiliario, societario y de comercio exterior.
- La normativa para entidades del sector financiero y cooperativo reguladas por la Superintendencia de Bancos y la SEPS.
Su finalidad fundamental no es administrativa, sino probatoria: demostrar que la empresa no fue utilizada como instrumento ciego o negligente para la colocación, estratificación o integración de capitales de origen ilícito.
2. Requisitos documentales obligatorios para Personas Naturales
Al vincular o vender bienes/servicios a un cliente persona natural (particular, comprador, socio o proveedor habitual), el expediente debe contener sin excepción los siguientes documentos:
Formulario «Conozca a su Cliente» (KYC)
Documento firmado donde constan los nombres completos, número de cédula o pasaporte, dirección residencial, teléfonos, profesión, actividad económica declarada y referencias bancarias/comerciales.
Identificación Oficial y Consulta Registro Civil
Copia legible y vigente de la cédula de ciudadanía o identidad, o pasaporte en el caso de ciudadanos extranjeros.
Comprobante de Situación Tributaria (SRI)
Consulta del estado de RUC activo, actividad económica registrada y cumplimiento de obligaciones tributarias en el portal oficial del Servicio de Rentas Internas.
Antecedentes Penales y Procesos Judiciales (SATJE / Min. Interior)
Copia del certificado oficial de antecedentes penales y reporte de causas penales, civiles y de alimentos en el SATJE del Consejo de la Judicatura para descartar litigios por delitos precedentes.
Declaración Juramentada de Origen de Fondos
Declaración expresa firmada donde el cliente certifica que el dinero proviene de actividades lícitas, adjuntando respaldos bancarios o facturas si la transacción iguala o supera $10,000 USD.
Cotejo de Listas Restrictivas y Verificación PEP
Certificación de no coincidencia en listas de Personas Políticamente Expuestas (PEP Ecuador), Consejo de Seguridad ONU, OFAC (Lista Clinton) e Interpol.
3. Requisitos documentales para Empresas y Beneficiarios Finales
Cuando la contraparte es una persona jurídica (compañía anónima, SAS, sociedad de responsabilidad limitada o fideicomiso), la debida diligencia se profundiza considerablemente:
| Documento / Requisito | Finalidad en el Expediente | Fuente Oficial |
|---|---|---|
| RUC Empresarial | Validar personería jurídica, domicilio fiscal y actividad autorizada. | Servicio de Rentas Internas (SRI). |
| Nombramiento de Representante Legal | Acreditar facultades legales vigentes para contraer obligaciones. | Registro Mercantil / SCVS. |
| Nómina de Accionistas y Socios | Conocer la cadena de propiedad societaria hasta personas naturales. | Superintendencia de Compañías (SCVS). |
| Identificación del Beneficiario Final | Individualizar a personas naturales con >10% de control o voto. | Directorio SCVS / Declaración KYC. |
| Certificado de Cumplimiento de Obligaciones | Confirmar que la empresa no esté disuelta o en liquidación. | Portal web SCVS. |
| Validación de Empresa Fantasma | Descartar que la sociedad figure en el catastro de firmas fantasma. | Catastro SRI - Decreto 298. |
4. La Matriz de Enfoque Basado en Riesgo (EBR): Clasificación Bajo, Medio y Alto
Tanto la UAFE como los estándares internacionales del Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI) exigen que cada expediente culmine con una calificación de riesgo asignada por el Oficial de Cumplimiento.
Los tres niveles estándar de riesgo en Ecuador son:
- Riesgo Bajo: Clientes con actividad económica comprobable, ingresos estables de fuente local, sin causas penales ni parentesco con PEPs, y pagos canalizados íntegramente por el sistema financiero formal. Requiere Debida Diligencia Simplificada.
- Riesgo Medio: Personas o empresas con operaciones frecuentes cercanas a los umbrales de reporte ($10,000 USD), actividades comerciales con manejo intensivo de efectivo o estructuras societarias multinivel. Requiere Debida Diligencia Estándar y monitoreo anual.
- Riesgo Alto: Personas Expuestas Políticamente (PEPs), operaciones con efectivo de cuantía elevada, empresas domiciliadas en paraísos fiscales o clientes con antecedentes de instrucción fiscal en SATJE. Requiere obligatoriamente Debida Diligencia Ampliada (DDA), aprobación expresa de la alta dirección y justificación patrimonial reforzada.
Regla de oro de la UAFE: La clasificación de riesgo no puede ser subjetiva ni verbal. Debe constar en una hoja de cálculo o plantilla auditable dentro del expediente, justificando matemáticamente la puntuación según factores de cliente, producto, canal y zona geográfica.
5. Checklist de Auditoría UAFE: Qué revisan los inspectores
Al realizar inspecciones de cumplimiento en empresas obligadas, los auditores de la UAFE y superintendencias aplican una lista de verificación implacable:
- Oportunidad en el tiempo: ¿El expediente se elaboró antes de suscribir el contrato o recibir los fondos, o fue confeccionado a posteriori al enterarse de la auditoría?
- Comprobantes de reporte en SISLAFT: Si la operación superó los $10.000 USD, ¿consta la constancia electrónica del reporte RESU con su número de trámite?
- Firmas y vigencia: ¿Los formularios están debidamente firmados por el cliente y por el Oficial de Cumplimiento titular o suplente registrado?
- Evidencia de consultas judiciales: ¿Constan las capturas o reportes de la consulta en bases de antecedentes penales y SATJE?
- Integridad del archivo: ¿El archivo se encuentra centralizado y resguardado para garantizar la confidencialidad que exige el Artículo 23 de la ley?
6. Sanciones económicas y legales por expedientes inexistentes o incompletos
Descuidar el armado de expedientes no es una falta menor. Las consecuencias legales en el Ecuador se dividen en tres vertientes:
1. Multas administrativas y pecuniarias: La UAFE y la SCVS pueden imponer sanciones acumulativas calculadas en salarios básicos unificados (SBU) por cada expediente ausente o reporte omitido en el SISLAFT, además del inicio de juicios coactivos.
2. Suspensión del código SISLAFT: La inhabilitación temporal o definitiva para operar comercialmente o suscribir escrituras públicas notariales.
3. Responsabilidad penal solidaria: Si un cliente no verificado resulta condenado por lavado de activos derivado de narcotráfico o corrupción, los administradores de la empresa pueden ser vinculados al proceso penal por omisión del deber de control.
7. Cómo digitalizar y automatizar el expediente KYC en PDF
Históricamente, armar un expediente de debida diligencia tomaba entre 45 y 90 minutos por cliente: ingresar al portal del Registro Civil, luego al Ministerio del Interior, luego abrir el SATJE, luego consultar el SRI, descargar cada certificado por separado, guardarlos en carpetas y redactar un informe manual.
Con el software especializado de Expedienty, este flujo se reduce a 30 segundos:
- Digitas el número de cédula o RUC del cliente.
- La plataforma consulta en tiempo real: Policía Nacional, Consejo de la Judicatura (SATJE), SRI, SUPA, SENESCYT y Fiscalía.
- Calcula automáticamente el score de riesgo conforme a la matriz EBR.
- Genera un Expediente KYC Integral en PDF descargable, con sellos temporales y evidencia forense listo para anexar a tus auditorías del SISLAFT.
¿Listo para blindar tu empresa ante la UAFE?
Genera expedientes de debida diligencia con valor legal y respaldo forense de forma masiva o individual con un solo clic.
Generar Expediente de Debida Diligencia8. Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Qué documentos mínimos debe contener el expediente para una persona natural?
Cédula legible vigente, RUC activo en el SRI (si aplica), formulario KYC firmado, certificado de antecedentes penales del Ministerio del Interior, escaneo de procesos judiciales en SATJE, declaración de origen de fondos y reporte de listas restrictivas/PEPs.
¿Cuánto tiempo se deben custodiar estos expedientes según la ley?
Por un período mínimo e improrrogable de 10 años contados desde que concluyó la relación contractual o transacción, conforme al Artículo 13 de la Ley de Prevención de Lavado de Activos.
¿Se puede archivar el expediente en la nube o formato digital?
Sí, la normativa ecuatoriana y la Ley de Comercio Electrónico reconocen plena validez legal a los archivos y firmas electrónicas, siempre que se garantice su inalterabilidad y disponibilidad inmediata para auditorías.
¿Qué ocurre si la UAFE solicita un expediente y la empresa no lo tiene?
La empresa incurre en infracción grave, lo que deriva en sanciones económicas inmediatas, inicio de expedientes coactivos y posible intervención administrativa por parte del ente regulador.